Novela zákona o archívoch a registratúrach, schválená 9. septembra 2025 a účinná od 15. októbra 2025, prináša dôležité zmeny v správe dokumentov na Slovensku.
Čo novela prináša – hlavné zmeny
- Voľba formy vedenia registratúry
Povinné subjekty – firmy, úrady, školy – si budú môcť vybrať, či svoje registratúrne záznamy (napr. prijatá pošta, dokumenty vzniknuté činnosťou) budú uchovávať papierovo alebo elektronicky. - Archívne dokumenty bez jasného vlastníka
Ak sa nájdu archívne dokumenty, pri ktorých nie je možné určiť vlastníka, stanú sa vlastníctvom štátu.
Nálezca ale dostane odmenu vo výške 10 % z hodnoty dokumentu ako stimulačný prvok, aby oznamoval takéto nálezy. - Jednotný registratúrny a archívny režim
Zavádzajú sa nové pravidlá na spravovanie registratúry a archívov, najmä vtom, ako sa dokumenty transformujú medzi formami (papier ↔ elektronika), ako sa identifikuje hodnovernosť záznamov, a ako sa tvorí registratúrny plán. - Vyššie pokuty a právna istota
Novela zvyšuje pokuty za nedodržanie povinností registratúry a archívnych dokumentov. Zároveň sa do zákona zakomponuje ochrana dát, zodpovednosti za uchovávanie dokumentov, a štandardy pre evidenciu a sprístupňovanie dokumentov.
Výhody a nevýhody
| Výhody | Nevýhody / riziká |
|---|---|
| Flexibilita – subjekty si zvolia papier alebo digitalizáciu podľa možností. | Potreba investícií do bezpečných digitálnych systémov; náklady na školenie, infraštruktúru. |
| Zjednodušenie procesov, menej byrokracie pri správe dokumentov. | Ak protekčné alebo malé organizácie nebudú mať prostriedky, môže byť pre nich elektronická forma náročná. |
| Jasnejšie pravidlá pre nálezy dokumentov bez vlastníka, odmeny motivujú oznamovanie. | Potreba právneho a technického zvládnutia ochrany osobných údajov, dátovej integrity, dostupnosti digitálnych archívov. |
| Zvýšené sankcie by mali viesť k väčšej zodpovednosti. | Riziko nesprávneho vykonávania (napr. nekvalitné digitalizácie, nezabezpečené zálohy) – môže dochádzať k strate informácií. |
Čo to znamená pre firmy, úrady a školy
- Príprava na zmenu: Ak vaša organizácia eviduje dokumenty len papierovo, je vhodné preveriť, či máte možnosť prejsť na elektronickú formu – či už vlastné IT riešenie, alebo externé služby.
- Bezpečnosť dát: Je nutné mať zabezpečené systémy, ktoré spĺňajú normy integrity, dôvernosti a dostupnosti dokumentov; mať zálohovanie; ošetriť prístup k dokumentom.
- Registratúrny plán a poriadok: Uistite sa, že vaše interné procesy a dokumentácia – ako registratúrny plán / poriadok – sú v súlade s novými požiadavkami.
- Kto zodpovedá: Typicky pôvodca registratúry – firma, škola, obec či iný verejný orgán – bude mať zodpovednosť za to, aby dokumenty boli riadne uložené a spravované podľa zákona.
